Sei alla fine di un’altra giornata in cui hai corso tra famiglia e lavoro.

Il tuo tempo è volato tra impegni lavorativi, attività dei figli, gestione della casa, urgenze dell’ultimo minuto, imprevisti ed interruzioni varie. Ed hai la sensazione di aver realizzato poco di significativo. Ti rendi conto di non aver fatto progressi rispetto ai tuoi obiettivi, alle tue reali priorità.

È una scena frequente e che conosco bene.

Ti sei mai chiesta:

cosa vuoi ottenere alla fine della tua giornata, settimana o mese?

 

Imparare a pianificare vita, famiglia e lavoro, risulta fondamentale per poter usare al meglio il tuo tempo.

E questo articolo ti aiuterà a farlo.

 

Perché è importante pianificare?

Quando è fatta in modo efficace, la pianificazione può aiutarti a:

• Comprendere cosa puoi realisticamente fare con il tuo tempo
• Avere sempre abbastanza tempo per le tue priorità
• Gestire un tempo cuscinetto per gli imprevisti
• Evitare di prendere più impegni di quanti tu possa effettivamente gestire. Quindi poter anche dire di no, senza andare in burnout.
• Lavorare costantemente con una direzione, verso i tuoi obiettivi personali e professionali
• Mantenere un equilibrio tra vita e lavoro

 

Ecco allora la tua guida definitiva

1. Inizia impostando un appuntamento periodico in cui ti dedicherai alla pianificazione.
   Dovrà essere un giorno e un orario definito. Questo ti aiuterà a sviluppare l’abitudine molto più velocemente. È importante che la pianificazione periodica sia
   – giornaliera: ad esempio prima di concludere ogni giornata, si dà un’occhiata a ciò che accadrà il giorno successivo, assicurandosi di essere pronti. Oppure secondo necessità, quando durante il giorno si verificano imprevisti o interazioni con altri, si rivede il programma;
   – settimanale: ad esempio ogni lunedì mattina con il tuo team e la domenica sera con la famiglia, per avere un quadro mentale di come appare la settimana;
   – mensile: alla fine di ogni mese, come parte dell’incontro settimanale, si dà un’occhiata a ciò che sta per accadere nel mese successivo.
2. Scegli uno strumento per pianificare adatto alla tua situazione.
   Può sembrare difficile trovare il tempo e un sistema per tenere traccia e gestire tutto ciò che c’è da fare nella propria vita e magari anche in quella dei membri della famiglia, ma è fondamentale. L’utilizzo di un’agenda cartacea, meglio ancora un calendario digitale, ti aiuterà a far funzionare il tutto in modo più agevole ed efficace.
   Personalmente trovo che il calendario digitale sia più funzionale di un’agenda cartacea.
   Rispetto a diverse alternative, tra cui il calendario di Microsoft Outlook, il calendario predefinito di MacBook e qualche altro considerato, ho scelto come calendario digitale quello di Google.
   E ti dico perché ho scelto Google Calendar:
   Prima di tutto Google Calendar è gratuito.
   Si integra e funziona bene su dispositivi mobili Android e iOS. Inoltre, Google Calendar interagisce facilmente con Gmail per creare e condividere appuntamenti.
   È facile condividere calendari e dare accesso in modifica a più utenti.
   È facile da usare ed è funzionale. Ti consiglio la pianificazione a colori per categorie di attività.(Se desideri saperne di più su come funziona Google Calendar per valutarlo in base alle tue esigenze di pianificazione, puoi consultare la Guida introduttiva a Google Calendar.)
3. Una volta stabiliti il giorno in cui ti dedicherai alla pianificazione e lo strumento che utilizzerai, inizia a pianificare vita, famiglia e lavoro, ponendoti le seguenti domande.
   Le domande della pianificazione
   – Quali sono le priorità?
   – Qual è il risultato che voglio ottenere?
   – Ho una scadenza? Quale?
   – Quali sono i passi intermedi per raggiungere l’obiettivo?
   – Quanto tempo mi serve per ogni passo?
   – Cosa/Chi mi serve per ogni passo?
   – Entro quando va completato ogni passo?
4. Pianifica le attività ad alta priorità nelle ore del giorno in cui sei più produttiva.
   Per comprendere quali sono, leggi l’articolo su come definire le priorità, quando tutto sembra importante.Per determinare i tuoi momenti di picco chiediti:
   “In quale parte della giornata mi sento più energica? entusiasta? creativa? motivata?”
5. Stabilisci del tempo cuscinetto
   Considera sempre un po’ di tempo in più per far fronte agli imprevisti. Qui ti spiego 7 passi per gestire l’imprevisto.Ricorda che anche le frequenti interruzioni finiscono per consumare il tuo tempo: impara a gestirle in maniera efficace. Più sei incline a distrarti, più avrai bisogno di un cuscinetto di tempo in cui completare le attività che avevi pianificato. Se vuoi approfondire l’argomento, puoi leggere il mio approfondimento su come ridurre le interruzioni di familiari e colleghi.
6.  Usa la tecnica del time blocking
   Questa tecnica consiste nell’assegnare blocchi di tempo specifici per ogni tipologia di attività e programmare così la giornata. Basterà che tu divida la giornata in blocchi di tempo con compiti specifici assegnati a ciascuno di essi, meglio se associ colori diversi per categorie di attività.
7. Analizza la tua pianificazione
   Dopo aver pianificato le attività ad alta priorità, quelle a priorità più bassa e del tempo cuscinetto occorre analizzare ciò che viene fuori.
   Le scadenze che avevi ipotizzato sono realistiche? La tua pianificazione ti garantisce del tempo per te?
   Se in questa fase scopri di aver sbagliato qualcosa, sarà necessario tornare alle fasi precedenti e chiederti se tutte le attività pianificate siano davvero necessarie. Può darsi che alcune cose possano essere cancellate, delegate, o comunque affrontate in un modo più efficiente.
8. Condividi l’organizzazione
   Rendi partecipe il tuo team e la tua famiglia della pianificazione delle attività. Accordatevi nel tenervi reciprocamente aggiornati su eventuali nuove attività che richiedono un impegno di tempo.

 

Se al momento non lo stai facendo, ti consiglio vivamente di iniziare a pianificare insieme al tuo partner o al tuo team e di renderlo un’abitudine.

Questa abitudine non ti impegnerà più di 10/15 minuti ogni giorno!

Sapere che le attività sono pianificate ti farà concludere più serenamente le tue giornata e ti aiuterà a rispettare le scadenze. Potrai così ridurre il tuo livello di stress e massimizzare la tua efficacia ed efficienza.