Ogni giorno ti trovi a gestire urgenze e impegni quotidiani dell’ultimo minuto.

Spesso ti senti dire:

“Corri presto, ho bisogno di te.”

“Mi serve il tuo aiuto, subito!”

Oppure ti ricordi di una cosa urgente da fare e sei in ritardo…

E poi ne arriva un’altra. Caspita, non l’avevi prevista, vero?

 

Ti faccio una domanda:

Tu fai la “crocerossina” nella vita?
Se la risposta è no, perché passi le tue giornate a correre con la sirena accesa dalla mattina alla sera?!

Certo, possono capitare giornate in cui si corre dalle 7 alle 21 per risolvere una difficoltà dietro l’altra, tra figli, casa e lavoro.

Se però questa è la tua modalità standard di vita, c’è qualcosa che non va.

Le urgenze costanti e continue infatti sono sempre il sintomo di una cattiva organizzazione:

• assenza di pianificazione delle attività
• assenza di margini di tolleranza
• assenza di confini

 

Per smettere di rincorrere impegni e urgenze prima di tutto serve:

riconoscere ciò che è urgente da ciò che non lo è e ciò che è importante da ciò che non lo è.

“Urgente” è un concetto oggettivo e dipende unicamente dalla variabile tempo.

Ciò che è veramente urgente richiede attenzione immediata, con pressante sollecitudine, a volte per prevenire un danno.

“Importante” è un concetto soggettivo: ciò che è importante per te può non esserlo per qualcun altro, e ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento della tua vita.

Ciò che è davvero importante è connesso con i nostri valori e può nel lungo termine condurci ai nostri obiettivi.

Nell’articolo abbiamo visto “Come definire le priorità quanto tutto sembra importante”.

 

Ecco i miei consigli pratici per gestire urgenze e guardare ai tuoi impegni quotidiani.

1. Per ogni attività da svolgere considera sempre il tempo che richiede, il livello di competenza necessario e l’impatto sulla tua vita.
   Ad esempio, stirare le lenzuola o archiviare documenti sono attività a bassa competenza e a basso impatto. Mentre, dedicarti al promuovere l’autonomia dei figli è sicuramente un’attività ad alta competenza e ad alto impatto.
2. Svolgi quando sei più energica e produttiva i compiti prioritari che richiedono più tempo, più competenza e hanno più impatto e sposta tutto il resto successivamente durante la giornata.
3. Delega o pianifica quando i tuoi livelli di energia sono bassi, le attività a bassa competenza e basso impatto. Per le attività a bassa competenza e a basso impatto, ti suggerisco anche di chiederti: questa attività è proprio necessari? Pagherei qualcuno per farla? E se la risposta è no, puoi non farla.
4. Dedica un’ora al giorno o un giorno a settimana ad attività ad alta competenza ed alto impatto. Sono attività che lì per lì ti richiedono un notevole impegno da parte tua, senza garantirti nessun ritorno immediato, ma che potenzialmente possono regalarti soddisfazioni e liberare il tuo tempo in futuro.
5. Se la giornata è molto ricca, comincia seguendo l’ordine delle priorità e non pensare a quelle che vengono dopo, focalizzandoti su una cosa per volta.
6. Sostituisci sempre la parola urgente con una scadenza.
7. Sostituisci il pensiero, la frase “Non ho tempo” con “Non è una mia priorità”.

 

Mi auguro che questi consigli ti saranno utili e vorrai condividere l’articolo.