Quante volte mentre svolgi un’attività qualcuno ti interrompe e, convinta di fare ben poco, pensi:

“Se non mi interrompessero ogni 5 minuti finirei in tempo il mio lavoro!”

“Se solo mi lasciassero in pace sarei molto più efficace!”

 

Le interruzioni, soprattutto quelle esterne, da parte di familiari o colleghi/ clienti ansiosi e irrispettosi, sono tra i peggiori ostacoli di un’efficace gestione del tempo.

Di fronte ad esse infatti ti senti impotente.

 

Di seguito ti spiego 2 tecniche tanto semplici, quanto efficaci per ridurre le interruzioni esterne.

1. La prima tecnica si chiama “Registro delle interruzioni”.
   L’ho usato io per prima per rendermi oggettivamente conto di ciò che mi accadeva e la faccio usare sempre alle mie clienti.
   Prendi un foglio di carta e ogni volta che sarai interrotta nelle prossime due giornate, prendi nota:
   – dell’orario in cui sei stata interrotta
   – di chi o che cosa ti ha interrotta
   – di quanto tempo ti ha preso questa interruzione.
   Se le interruzioni “esterne” sono molto frequenti, già a fine giornata avrai un quadro piuttosto preciso di chi sia la maggior fonte di interruzioni, di quante interruzioni subisci e quanto ti costano.Questa presa di consapevolezza sarà essenziale per iniziare a cambiare le cose e smettere di essere sempre accessibile.
2. La seconda tecnica per aiutarti a ridurre le interruzioni è il “Metodo del time blocking”.
   Questa tecnica consiste nell’assegnare blocchi di tempo specifici per determinate tipologie di attività/ compiti. Il “time blocking” consente di definire e bloccare il tempo da dedicare ad un’attività e programmare così la giornata.
   Basterà che tu divida la giornata in blocchi di tempo con compiti specifici assegnati a ciascuno di essi, meglio se associ colori diversi per categorie di attività.
   Se non sai quanto tempo ti serve per un’attività, puoi aiutarti chiedendoti:
   “Quanto tempo ci metterebbe una persona nuova che non ha conoscenza dell’attività?”

 

Un’ultima cosa importante, però, voglio dirti.

Tecniche e strategie a parte, se vuoi che gli altri rispettino il tuo tempo, è necessario innanzitutto che tu impari a rispettare il tuo tempo, i tuoi spazi, e soprattutto a rispettare te stessa.

Esiste infatti uno stretto legame tra autostima e gestione del tempo.

Quindi inizia a proteggere il tuo tempo:

• Educando chi ti sta intorno,
  definisci lo spazio in cui non sei disponibile, quando invece lo sei e comunica loro di lasciarti indisturbata per il tempo necessario. Se ti rispettano capiranno.
• E poi tu stessa, metti il cellulare in silenzioso per il tempo necessario all’attività. Lo riprenderai in mano quando avrai completato l’attività e contatterai chi ti ha cercato. Non sarà la fine del mondo!

 

Ricorda che per ogni interruzione o distrazione servono 20 minuti per tornare a rifocalizzarsi.
Quindi la domanda che ti puoi porre è: Posso permettermi il prezzo da pagare?

 

Bene, mi auguro che applicherai davvero queste strategie. Da sole potrebbero liberare 1 ora del tuo tempo.

 

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