Quante volte mentre svolgi un’attività qualcuno ti interrompe e, convinta di fare ben poco, pensi:
“Se non mi interrompessero ogni 5 minuti finirei in tempo il mio lavoro!”
“Se solo mi lasciassero in pace sarei molto più efficace!”
Le interruzioni, soprattutto quelle esterne, da parte di familiari o colleghi/ clienti ansiosi e irrispettosi, sono tra i peggiori ostacoli di un’efficace gestione del tempo.
Di fronte ad esse infatti ti senti impotente.
Di seguito ti spiego 2 tecniche tanto semplici, quanto efficaci per ridurre le interruzioni esterne.
- La prima tecnica si chiama “Registro delle interruzioni”.
L’ho usato io per prima per rendermi oggettivamente conto di ciò che mi accadeva e la faccio usare sempre alle mie clienti.
Prendi un foglio di carta e ogni volta che sarai interrotta nelle prossime due giornate, prendi nota:
– dell’orario in cui sei stata interrotta
– di chi o che cosa ti ha interrotta
– di quanto tempo ti ha preso questa interruzione.
Se le interruzioni “esterne” sono molto frequenti, già a fine giornata avrai un quadro piuttosto preciso di chi sia la maggior fonte di interruzioni, di quante interruzioni subisci e quanto ti costano.Questa presa di consapevolezza sarà essenziale per iniziare a cambiare le cose e smettere di essere sempre accessibile. - La seconda tecnica per aiutarti a ridurre le interruzioni è il “Metodo del time blocking”.
Questa tecnica consiste nell’assegnare blocchi di tempo specifici per determinate tipologie di attività/ compiti. Il “time blocking” consente di definire e bloccare il tempo da dedicare ad un’attività e programmare così la giornata.
Basterà che tu divida la giornata in blocchi di tempo con compiti specifici assegnati a ciascuno di essi, meglio se associ colori diversi per categorie di attività.
Se non sai quanto tempo ti serve per un’attività, puoi aiutarti chiedendoti:
“Quanto tempo ci metterebbe una persona nuova che non ha conoscenza dell’attività?”
Un’ultima cosa importante, però, voglio dirti.
Tecniche e strategie a parte, se vuoi che gli altri rispettino il tuo tempo, è necessario innanzitutto che tu impari a rispettare il tuo tempo, i tuoi spazi, e soprattutto a rispettare te stessa.
Esiste infatti uno stretto legame tra autostima e gestione del tempo.
Quindi inizia a proteggere il tuo tempo:
- Educando chi ti sta intorno,
definisci lo spazio in cui non sei disponibile, quando invece lo sei e comunica loro di lasciarti indisturbata per il tempo necessario. Se ti rispettano capiranno. - E poi tu stessa, metti il cellulare in silenzioso per il tempo necessario all’attività. Lo riprenderai in mano quando avrai completato l’attività e contatterai chi ti ha cercato. Non sarà la fine del mondo!
Ricorda che per ogni interruzione o distrazione servono 20 minuti per tornare a rifocalizzarsi.
Quindi la domanda che ti puoi porre è: Posso permettermi il prezzo da pagare?
Bene, mi auguro che applicherai davvero queste strategie. Da sole potrebbero liberare 1 ora del tuo tempo.
Qui puoi leggere anche come gestire l’imprevisto.
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